Privacyverklaring voor sollicitanten

bij Klaver Giant Groep

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle rechtspersonen die opereren onder de naam ‘Klaver Giant Groep’. Een overzicht van deze rechtspersonen is hier te vinden. In deze privacyverklaring verwijst ‘Klaver Giant Groep’ of ‘wij’ naar de rechtspersoon die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke. Je kunt de verwerkingsverantwoordelijke bereiken op het e-mailadres hr@klavergiant.nl of schriftelijk via Klaver Giant Groep., Handelskade 5, 1713 HS Obdam.

Klaver Giant Groep houdt zich bij de verwerking van persoonsgegevens aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”). Bij het begrip “persoonsgegevens” moet je denken aan elk stukje informatie dat direct of indirect leidt tot de identificatie van een natuurlijk persoon, zoals bijvoorbeeld een naam, adres en telefoonnummer. Bij “verwerken” kunt je denken aan bijvoorbeeld het verzamelen, ordenen, opslaan, wijzigen, opvragen, doorzenden, wissen of vernietigen van gegevens.

Voor wie geldt deze privacyverklaring?
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle natuurlijke personen van wie wij persoonsgegevens verwerken omdat zij bij ons solliciteren.

Wij hebben ook een algemene privacyverklaring. Deze is hier te vinden.

Welke gegevens verwerken wij van jou als sollicitant?

In het kader van een sollicitatie verwerken wij de onderstaande gegevens:

  • NAW-gegevens en contactinformatie: naam, adres, telefoonnummers, e-mailadressen;
  • Persoonlijke informatie (zoals geboortedatum, geboorteplaats);
  • Gegevens over genoten opleidingen (zoals diploma’s, cijferlijsten, opleidingsniveau en resultaten van assessments);
  • Sollicitatiebrief, cv, aanbevelingsbrieven, referenties;
  • Gegevens over je bezoek aan onze website en gegevens over de apparatuur die wordt gebruikt: bijvoorbeeld een gedeelte van jouw IP-adres, MAC-adres en de gebruikte software.

Op welke manier ontvangen of verzamelen wij jouw persoonsgegevens?

Wij verwerken de gegevens die je zelf aan ons verstrekt als je, in het kader van een sollicitatie, contact met ons opneemt. In het kader van onze sollicitatieprocedure ontvangen wij ook persoonsgegevens van derden. Zo kunnen wij, als dit noodzakelijk is voor bepaalde functies, screenings (laten) uitvoeren. Wij maken tot slot gebruik van persoonsgegevens die afkomstig zijn uit bepaalde openbare bronnen.

Voor welk doel verwerken wij jouw gegevens?

Wij verwerken je gegevens voor één of meer van de volgende doelen:

  • Het doorlopen van een sollicitatieprocedure;
  • Het behartigen van (andere) gerechtvaardigde belangen van Klaver Giant Groep, bijvoorbeeld in het kader van de behandeling van een klacht of het voeren van onze (financiële) administratie, interne controle en/of bedrijfsbeveiliging;
  • Het nakomen van onze wettelijke (bewaar)verplichtingen;
  • Klaver Giant Groep maakt geen gebruik van automatische besluitvorming.

Waarom mogen wij persoonsgegevens gebruiken?

Als wij jouw persoonsgegevens verwerken, doen we dat op een of meer van de volgende grondslagen:

  • Uitvoering van de overeenkomst: De verwerking van jouw persoonsgegevens kan noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst of de aanloop naartoe. Wanneer je bij ons solliciteert, verwerken wij persoonsgegevens indien en voor zover dit voor het doorlopen van de sollicitatieprocedure noodzakelijk is.
  • Toestemming: Sommige persoonsgegevens worden door ons verwerkt op basis van jouw toestemming. Dit geldt bijvoorbeeld voor het langer bewaren van jouw sollicitatiegegevens of het delen van de uitkomst van een assessmentrapportage met ons. Je kunt deze toestemming op elk moment en ongeacht de reden hiervoor intrekken (zie ook het kopje ‘Welke rechten heb jij als sollicitant met betrekking tot het gebruik van je persoonsgegevens?’). Als wij op jouw verzoek ophouden met het verwerken van persoonsgegevens, kan dat gevolgen hebben voor de sollicitatieprocedure.
  • Wettelijke plicht: Wij verwerken persoonsgegevens om uitvoering te kunnen geven aan de geldende wet- en regelgeving.
  • Gerechtvaardigd belang: Wij verwerken persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, zoals verwerkingen in het kader van intern beheer (waaronder de (financiële) administratie), ten behoeve van effectieve communicatie en kwaliteitsverbetering.

Ben ik als sollicitant verplicht persoonsgegevens aan Klaver Giant Groep te verstrekken?

Het verstrekken van de persoonsgegevens aan Klaver Giant Groep is niet verplicht. Maar, het niet-verstrekken hiervan kan betekenen dat wij jouw sollicitatie niet (verder) in behandeling kunnen nemen.

Hoe lang worden jouw persoonsgegevens door ons bewaard?

Wij bewaren de gegevens tot maximaal 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure, tenzij je toestemming geeft om de gegevens langer te bewaren. In dat geval bewaren wij jouw gegevens maximaal één jaar. Wij wijken hier alleen van af wanneer wij op grond van een wettelijke regeling jouw gegevens langer moeten bewaren of als wij daarbij een gerechtvaardigd belang hebben. Nadat de periode waarin de gegevens van de sollicitant worden bewaard, is verstreken, worden deze gegevens volledig uit het systeem van Klaver Giant Groep verwijderd.

Wie hebben er toegang tot jouw gegevens?

Van onze medewerkers hebben alleen die medewerkers die de persoonsgegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren, rechtstreeks toegang tot jouw gegevens. Dit geldt bijvoorbeeld voor HR-medewerkers en medewerkers die betrokken zijn bij de selectieprocedure. Zij kunnen bovendien alleen bij jouw persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is om hun taken uit te voeren. Deze medewerkers zijn gehouden tot geheimhouding.

Wij verstrekken persoonsgegevens alleen aan derden als dat nodig is voor het uitvoeren van de sollicitatieprocedure (bijvoorbeeld in het kader van het uitvoeren van een assessment of screening), als wij hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben, of op grond van een wettelijke plicht. Voorbeelden van partijen met wie wij gegevens kunnen delen, zijn bijvoorbeeld de bevoegde autoriteiten en onze leveranciers. Als wij derden toegang geven tot de gegevens, nemen wij de daarvoor geldende eisen daarvoor in acht. Verder houden wij ons aan eventueel op grond van de wet vereiste geheimhoudingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat persoonsgegevens zomaar bekend worden bij andere partijen. Klaver Giant Groep heeft met alle partijen aan wie zij persoonsgegevens verstrekt, afspraken gemaakt zodat er voldoende waarborgen zijn voor de zorgvuldige verwerking van jouw persoonsgegevens, in overeenstemming met de wet en het interne privacybeleid van Klaver Giant Groep en deze privacyverklaring. Dit geldt tevens voor het uitwisselen van persoonsgegevens tussen entiteiten die onderdeel uitmaken van Klaver Giant Groep.

Wij geven [in beginsel] geen persoonsgegevens door naar partijen in landen buiten de Economische Europese Ruimte. [Als wij dat wel doen, dan houden wij ons aan de voorwaarden die de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de AVG, daaraan stelt.]

Hoe zijn jouw persoonsgegevens beveiligd?

Wij doen ons best om passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te treffen om sollicitanten te beschermen tegen onrechtmatige toegang of wijziging, openbaarmaking of vernietiging van hun persoonsgegevens. Wij voldoen daarbij aan de geldende beveiligingsstandaarden.

Er geldt onder meer het volgende:

  • Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen. Wanneer je gebruik maakt van ons contactformulier, worden jouw gegevens versleuteld verzonden (https://) omdat Klaver Giant Groep gebruik maakt van een SSL certificaat. De gegevens worden opgeslagen in de beveiligde IT infrastructuur van Klaver Giant Groep, waar ze vertrouwelijk worden behandeld en opgeslagen.
  • Toegang tot onze IT-infrastructuur en daarmee tot gedocumenteerde persoonsgegevens is mogelijk met een door ons bedrijf toegekend account, wachtwoord in combinatie met multi-factor-authenticatie. Een ongeautoriseerd persoon kan zich geen toegang verschaffen tot onze systemen.
  • Alle inkomende en uitgaande poorten met gegevensuitwisseling in onze IT-infrastructuur worden 24/7 gescand op ongewenst verkeer ter voorkoming van cybercrime.
  • Al onze gedocumenteerde systemen draaien met gelicentieerde software en hardware onder voortdurend toezicht van onderhoudspartijen.
  • Onze onderhoudspartijen worden periodiek en onafhankelijk getoetst door geaccrediteerde partijen op de wijze waarop zij beveiligingsmaatregelen treffen.
  • Wij laten onze IT infrastructuur periodiek testen door een onafhankelijk geaccrediteerde partij o.a. middels vulnerabilityscans en pentesten. En nemen waar nodig aanvullende maatregelen.

Verschillende rechtspersonen die behoren tot Klaver Giant Groep zijn bovendien gecertificeerd waar het gaat om hun processen en beveiliging:

  • Giant ICT B.V. is onder meer ISO9001 en ISAE3402 gecertificeerd.
  • Giant Security B.V. is onder meer BMI, BORG en ISO9001 gecertificeerd.
  • Klaver Infratechniek B.V. is onder meer ISO9001 gecertificeerd.
  • Klaver Technisch Bedrijf B.V. is onder meer ISO9001 gecertificeerd.

De certificeringen van de individuele bedrijven binnen Klaver Giant Groep zijn te vinden op de websites van de betreffende bedrijven.

Welke rechten heb jij als sollicitant met betrekking tot het gebruik van je persoonsgegevens?

Je kunt bepaalde rechten uitoefenen waar het gaat om onze verwerking van jouw persoonsgegevens:

  • Je hebt recht op informatie over de persoonsgegevens die we van je verwerken.
  • Je hebt recht op inzage van jouw persoonsgegevens. Dit houdt in dat je kunt opvragen welke persoonsgegevens er van jou zijn geregistreerd en voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt.
  • Als je van mening bent dat de persoonsgegevens die wij van jou hebben bewaard niet correct, niet compleet of niet relevant zijn, dan kun je deze persoonsgegevens laten corrigeren of aanvullen. Je kunt ons ook vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken, ook voor de termijn die wij nodig hebben om de verzoeken of bezwaren te beoordelen.
  • Je kunt bezwaar maken tegen gebruik van jouw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als je van mening bent dat het gebruik van jouw persoonsgegevens niet noodzakelijk is voor de uitvoering van onze activiteiten of het voldoen aan een wettelijke verplichting.
  • Je kunt ons verzoeken om je persoonsgegevens te verwijderen uit onze systemen, bijvoorbeeld omdat je niet (meer) instemt met de verwerking of omdat je van mening bent dat verwerking niet (langer) nodig is voor het doel waarvoor jij je persoonsgegevens aan ons hebt verstrekt.
  • Je kunt ons vragen om minder persoonsgegevens te verwerken.
  • Als je toestemming hebt gegeven voor de verwerking van persoonsgegevens, kun je deze toestemming herroepen.
  • Je kunt ons vragen om jouw persoonsgegevens in digitale vorm beschikbaar te stellen; aan jou of rechtstreeks aan een andere organisatie.

Je kunt de hiervoor genoemde verzoeken doen of het genoemde bezwaar maken door een brief te sturen, voorzien van jouw naam, adres, telefoonnummer aan het hierboven genoemde adres van Klaver Giant Groep, of ons per e-mail te berichten op hr@klavergiant.nl. Wij zullen zo snel mogelijk, en in ieder geval binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn, jouw verzoek afhandelen. Hoewel wij ernaar streven om aan je verzoek te voldoen, zal dit niet altijd (volledig) mogelijk of toegestaan zijn. De reden hiervoor kan zijn dat wij zelf moeten blijven voldoen aan een wettelijke verplichting, of omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben dat voorrang moet krijgen boven jouw belang. Als een dergelijke situatie zich voordoet, laten we dat weten en gaan we graag in gesprek over een passende oplossing.

Je kunt ook een klacht over onze verwerking van jouw persoonsgegevens indienen. Dat kan bij de Autoriteit Persoonsgegevens via de volgende link: Klacht melden bij de AP | Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen, bijvoorbeeld wanneer zich wijzigingen in de verwerkingen voordoen of als de toepasselijke wetgeving wijzigt. De gewijzigde privacyverklaring is van kracht vanaf de datum van plaatsing. Deze privacyverklaring is laatst gewijzigd op 23 mei 2022 en vervangt onze vorige privacyverklaring.

CONTACT OPNEMEN