Als sociale en duurzame onderneming wil Probedrijven voor iedereen in Noord-Holland met een afstand tot de arbeidsmarkt een duurzame baan toegankelijk maken. Dit doet de organisatie met de divisies ProGroen & Milieu, ProBezorgt, ProSchoon en ProVerpakken & Ontwikkelen. In totaal werken er zo’n 700 mensen op verschillende locaties. Een betrouwbare en veilige ICT-omgeving is de fundering voor al deze activiteiten. Om dit ook in de toekomst te waarborgen, maakt Probedrijven gefaseerd de overstap naar de cloud. ICT-partner Giant ICT ondersteunt en adviseert bij de invulling van deze toekomstvisie.

Het doel van Probedrijven is mensen in hun kracht zetten. Een vereiste hiervoor is dat alle systemen die worden gebruikt en ondersteund goed werken. Vertrouwen in de organisatie en ICT zijn daarbij onmisbaar. Volgens Mike Venekamp, Manager Holding, Communicatie en Innovatie, gaat dat echter verder. “We gaan vanzelfsprekend vertrouwelijk en veilig om met de persoonsgegevens van onze mensen. Tegelijkertijd moeten we ons kunnen verantwoorden naar onze aandeelhouders en partners. Daarom leveren we bijvoorbeeld betrouwbare rapportages. Om dit alles te faciliteren, moeten we onze ICT goed en veilig regelen.”

Cloud first
De ICT-omgeving van Probedrijven was in de loop der jaren flink gegroeid. Voor de verschillende activiteiten waren diverse legacy-systemen en gefragmenteerde oplossingen in gebruik. Venekamp legt uit: “Om de risico’s van versnippering te voorkomen, de beveiliging te verbeteren en het beheer te vereenvoudigen, willen we standaardiseren. Bovendien zetten we in op een cloud first aanpak. Dat betekent dat we bestaande systemen, zoals recentelijk gedaan met AFAS, zoveel mogelijk naar de cloud gaan brengen en indien beschikbaar overstappen op SaaS-oplossingen.”

Afgewogen keuzes
In een tijd waarin technologische ontwikkelingen razendsnel gaan, is het lastig om zelf alles op ICT-vlak goed te organiseren en te beheren. “Omdat Probedrijven een compact ICT-team met gelimiteerde capaciteit heeft, huren we op specifieke vlakken expertise in. Giant ICT adviseert en ondersteunt ons met de stappen naar de cloud, netwerk, beheer en beveiliging. Ze helpen al jaren bij het bepalen van onze toekomstvisie, de invulling en budgettering. Op basis van hun kennis en adviezen maken we steeds goed afgewogen keuzes.” Dat geldt op verschillende gebieden. Zo wordt momenteel bijvoorbeeld nagedacht over een nieuw WiFi-netwerk. “Experts van Giant ICT onderzoeken welke dekking waar nodig is. Die bevindingen zijn van belang voor de uiteindelijke selectie van het netwerk.”

Rationalisatieslag
Giant en Probedrijven hebben met verschillende projecten gebouwd aan onderling vertrouwen. “Ze hebben de kantoorautomatisering gemoderniseerd en succesvol een RDS-omgeving ingericht. Ook bij de eerste stappen voor de migratie naar de Microsoft Cloud ondersteunt Giant. Zo is samen met hen inmiddels de Exchange-omgeving gemigreerd naar Office365. Hierdoor staat de mail in de cloud.” Verdere vervolgstappen zijn in voorbereiding, volgens Venekamp: “De stap naar de cloud is een goed moment om het applicatielandschap goed in kaart te brengen en te rationaliseren. Op die manier werken we parallel aan standaardisatie.”

Beveiliging up-to-date
Een ander aandachtspunt is beveiliging. “Het is zaak om de beveiliging van onze systemen en data altijd up-to-date te houden”, zegt Venekamp. “Ook daarbij heeft Giant ICT ons geadviseerd en uiteindelijk gezorgd voor het geheel van levering, implementatie èn beheer. We hebben hierbij gekozen voor de Managed Endpoint Detection & Response services van Giant ICT.”

Professioneel beheer
Het beheer van de gehele ICT-infrastructuur is uitbesteed aan Giant ICT. De keuze hiervoor is gebaseerd op de combinatie van beperkte capaciteit in het compact IT-team en de behoefte aan specifieke kennis. Venekamp zegt over het uitbesteden van de beheeractiviteiten: “Het is prettig dat ook het beheer van onze omgeving in professionele en specialistische handen is. Wel is ons team inmiddels aangevuld met een ervaren, eigen systeembeheerder. Zoals vooraf overeengekomen met Giant ICT zullen we daarom uiteindelijk weer een deel van het beheer zelf gaan doen.” Het beheercontract tussen Probedrijven en Giant ICT biedt hierbij de flexibiliteit om taken waarvoor Probedrijven zelf de expertise in huis heeft weer in eigen beheer te kunnen onderbrengen. Ook hierin denkt Giant ICT mee.

Roadmap voor innovatie
De overstap naar de Microsoft cloud loopt momenteel en Probedrijven werkt in overleg met Giant ICT aan de vervolgstappen. Office365 biedt volgens Venekamp bijvoorbeeld veel mogelijkheden. “Om een goed beeld te krijgen van alle applicaties organiseert Giant ICT inspiratiesessies over Office365. De vraag is dan: Wat biedt het en wat kan Probedrijven daarmee? Op basis van deze informatie bepalen we samen onze roadmap voor verdere innovatie. Om de rust in het bedrijf te behouden, doen we dat bewust stap voor stap. Tegelijkertijd willen we zo nodig wel de meest effectieve applicaties gaan benutten. Zo heeft Corona ons bijvoorbeeld gedwongen versneld over te schakelen op Teams. Het is goed dat we nu de flexibiliteit hebben om snel de juiste tools aan te kunnen bieden.”

Brede expertise
In alle stappen die Probedrijven op ICT-vlak zet staat het streven naar een hoog beschikbare, onderhoudsarme, flexibele en schaalbare omgeving centraal. “Het is de uitdaging onze mensen optimaal te faciliteren, zonder dat de ontwikkelingen teveel impact op hun functioneren heeft. Giant ICT begrijpt dat. Zij hebben een brede expertise op het vlak van netwerk, infrastructuur en beveiliging, én leggen steeds goed het verband met onze specifieke eisen en wensen. We zijn hierover continu in gesprek. In kwartaalgesprekken informeren en adviseren ze op maat. Het is prettig dat we snel met ze kunnen schakelen omdat ze letterlijk in de buurt zitten. Met Giant ICT als partner kunnen we profiteren van de voordelen die de cloud ons biedt en zijn we klaar voor de toekomst.”