Met het hoofdkantoor en de fabriek in Opmeer en meerdere showrooms in het land produceert en levert Schipper Kozijnen kunststof en aluminium kozijnen, dakkapellen en alles rondom gevelvulling aan particulieren, de klein zakelijke- en zakelijke markt. Het familiebedrijf, opgericht in 1969, telt ruim 200 medewerkers. Schipper Kozijnen is in de afgelopen jaren snel gegroeid. Door die groei nam ook de vraag naar een veilig, efficiënt en kostenbesparend IT-netwerk toe. Een gesprek met Marco Hulsebosch, manager Financiën & ICT, over deze ICT-behoefte en de samenwerking met Giant ICT.

“We werken al tientallen jaren met Giant ICT samen en gaven bij hen aan dat we stappen naar de Cloud willen maken. We hadden veel problemen in ons IT-netwerk en de beperkende en storende factor was wat ons betreft de RDS-omgeving. Voor het werkgemak van onze medewerkers, waarbij remote werken en videostreaming een grotere rol heeft ingenomen sinds de coronatijd, zochten we naar een nieuwe, veilige en efficiënte manier van werken voor onze medewerkers.”

Giant ICT had hiervoor al eerder de Secure Modern Workspace ontwikkeld: een moderne remote werkplek waarbij veiligheid en gebruikersgemak voorop staan. “Deze Secure Modern Workspace voorziet in de beschikbaarheid van programma’s, processen en applicaties die voor onze branche belangrijk zijn, waaronder de Office 365 applicaties, Exchange Online, SharePoint, OneDrive, financiële applicatie en specifieke projectgestuurde ERP software, en technische programma’s voor metingen, calculaties en offertes, die vanwege de zwaarte van de software op afstand beschikbaar
worden gesteld.”

Uitrol
De Secure Modern Workspace voorziet o.a. in Microsoft 365 functionaliteiten. Ook onderdeel van dit proces is dat alle data en bestanden, die voor-
heen op een server stonden, moeten verhuizen naar Microsoft SharePoint en OneDrive. Dat gaat niet van de één op andere dag. “We zijn het SMW traject in mei 2022 gestart en eind 2023 was het project volledig geïmplementeerd. We hebben ervoor gekozen de nieuwe manier van werken gefaseerd per gebruikersgroep te realiseren. Dat vergt denkwerk vooraf: wat heeft deze groep gebruikers nodig aan software en welke rechten krijgen ze om zichzelf en onze gegevens te beschermen? Dit valt onder het adoptieproces.”

Om dit uit te kristalliseren heeft Schipper Kozijnen samen met Giant ICT een adoptieteam gevormd. “We zijn gestart met de verkoopafdeling van de particuliere markt. Deze 30 medewerkers hebben we allemaal een laptop gegeven, zodat we af zijn van de vaste pc’s. Vervolgens hebben we voor deze gebruikersgroep een rol aangemaakt. Die rol bepaalt welke rechten zij krijgen. Nieuwe medewerkers worden in ons systeem aan een rol gekoppeld. Zodra zij de beschikking krijgen over een nieuwe laptop, is die nog leeg. De hele set van apps staat in de Cloud en wordt naar de laptop gepusht, zodra de gebruiker voor de eerste keer inlogt. Het grote voordeel van deze vorm van installeren is ook dat er geen consultant van Giant ICT meer aan de installatie te pas komt en dat rollen en software eenvoudig op afstand en op elk gewenst moment kunnen worden aangepast. Door middel van ‘Remote Wipe’ kan de laptop bij diefstal of verlies eenvoudig weer gewist worden. Bovendien is alle data met BitLocker versleuteld. Daarnaast draait er een SentinelOne agent op de achtergrond ter beveiliging. Zo verkleinen we de kans op een mogelijk datalek of malware besmetting enorm. Veel gebruikers zijn zich namelijk niet of onvoldoende bewust van de gevaren daarvan.”

Nieuwe werken
Belangrijk punt bij de migratie was dat alle medewerkers door moesten kunnen werken. “De Secure Modern Workspace goed opzetten en testen was dan ook een grote uitdaging, zodat de overgang soepel verliep. Een aantal key-users heeft ons daarbij goed geholpen. Nadat alle licenties zijn verwerkt en iedereen ermee aan de slag is, merken we dat het aantal vragen via de helpdesk afneemt. Dat laat zien dat deze manier van werken toch redelijk voor zich spreekt en dat mensen hun weg aan het vinden zijn. De reacties van onze medewerkers zijn dan ook positief. Wat we wel zien is dat er behoefte is aan het leren werken met Teams en SharePoint. Daar willen we de komende tijd meer aandacht aan besteden. Ook moeten diverse data nog naar Sharepoint en OneDrive.”

All-in tarief
Het resultaat van deze migratie is dat Schipper Kozijnen meer grip op hun kosten heeft. “Door het vooraf bepalen van de rollen en rechten valt
een aantal kosten in het beheer lager uit en neemt het aantal te beheren servers af. Dat is een kostenbesparing op de langere termijn. Daarbij hebben we een all-in tarief per medewerker per maand, inclusief gebruik van de helpdesk. Hierdoor weten we exact welke IT-kosten we mogen verwachten, ook wanneer we gaan groeien. In overleg met Giant ICT analyseren we continu de vragen die bij de servicedesk terechtkomen, zodat we deze kunnen clusteren en in de toekomst kunnen voorkomen.”

Sparringspartner
Afsluitend vindt Marco vooral de manier waarop is samengewerkt tekenend voor hun relatie met Giant ICT. “Waar we vroeger met een probleem
aanklopten en zij dat voor ons oplosten, werken we nu veel meer samen. Vanaf de basis bepalen we gezamenlijk de aanpak en combineren we de
expertise van Giant ICT met de IT mensen die we zelf in huis hebben. Tijdens de uitrol trekken we daarin samen op, tot aan de aftersales na afronding van het project. Voor ons voelt Giant ICT als het verlengstuk van onze eigen IT-afdeling en als echte sparringpartner. De ontwikkeling die we samen doormaken en de manier waarop we elkaar uitdagen om het beste uit onze samenwerking te halen, werpen hun vruchten af. De firewalls én de samenwerking met Giant ICT bevallen zo goed dat er al wordt gekeken naar wat er nog meer verbeterd kan worden.”