Altijd werken met up-to-date software,
waar en wanneer je maar wilt

Een architect is veel onderweg. Voor de architecten, designers, engineers en projectmanagers bij Benthem Crouwel Architects kan dat in het hele land, maar ook daarbuiten zijn. Remote werken is voor de medewerkers al lang de norm, echter vormde dit wel een uitdaging voor het beheer van de devices en dan met name van software op die devices. Om daarin voor eens en altijd structuur en gemak aan te brengen, gingen ze bij Benthem Crouwel Architects op zoek naar een oplossing die past bij hun specifieke wensen en eisen. Ze vonden die in de Secure Modern Workspace van Giant ICT. Robert Weijers, bureaumanager, vertelt over deze zoektocht en hoe ze via ICT dienstverlener Giant ICT de oplossing vonden die naadloos aansluit bij hoe zij werken.

Flexibel werken met de juiste middelen
‘De directe aanleiding was tweeledig,’ begint Robert het verhaal. ‘Enerzijds zijn onze medewerkers veel op locatie – en dus weinig op kantoor – en anderzijds hebben we een brede en zware softwareportefeuille in gebruik, met veel specifieke software. Het up-to-date houden van de laptops en software was een arbeidsintensief proces, zeker wanneer de medewerker zich niet op kantoor bevindt.’

‘Doordat we over de landsgrenzen verder willen groeien, wordt het een uitdaging wanneer de laptop van een medewerker defect of vermist raakt. Voorheen was het niet eenvoudig om de medewerker van vervangende laptop te voorzien én alle software erop te krijgen. Nu we gekozen hebben voor Secure Modern Workspace van Giant ICT, is de grootste uitdaging slechts om aan een nieuwe laptop te komen. Binnen een meer dan acceptabele tijd staat alle software er dan ook op. In de juiste versies, inclusief updates, patches én gebruikersinstellingen, zodat iedereen altijd met dezelfde, meest recente versie werkt.

Naast de tijdswinst die dit oplevert – een medewerker zonder werkende laptop is niet productief – bespaart het ook gewoon veel frustratie aan alle kanten. Dat kun je niet meten in cijfers, maar is wel heel veel waard.’

Kwaliteit maakt het verschil
Robert Weijers: ‘Benthem Crouwel Architects maakt al langer gebruik van de diensten en expertise van Giant ICT voor het dagelijkse beheer van de werkplekken’, vertelt Robert: ‘we zijn enkele jaren geleden overgestapt op volledige IT-outsourcing. De servicedesk van Giant ICT verzorgde al alle gebruikersondersteuning en proactieve updates van software’.

Het grote verschil: wanneer er voorheen een update van specifieke software uitgerold moest worden, was een doorlooptijd van een week heel normaal. De medewerkers waren in staat om eenvoudigere updates zelf door te voeren en voor bepaalde waren ze genoodzaakt daarvoor langs te komen op kantoor, zodat iemand van Giant ICT de update uitvoerde. Een zeer arbeidsintensieve en tijdrovende klus om alleen al de planning voor elkaar te krijgen, zeker voor medewerkers die veel buiten de deur zijn. Bovendien was dat handwerk waarin ook wel eens iets vergeten werd, wat weer compliance issues opleverde doordat er verschillende software versies werden gebruikt.

‘Nu hebben we binnen twee uur een softwarepackage die getest kan worden. Met één druk op de knop wordt die bij alle gebruikers uitgerold. Binnen een dag kan iedereen met de nieuwste versie werken en kunnen we de oude versies gede-installeerd hebben. Compliance is geen issue meer en iedereen werkt gewoon met dezelfde versie(s).

“Dankzij de Secure Modern Workspace van Giant ICT krijgen ze op hun eerste werkdag een laptop die binnen een acceptabele tijd gereed is.”

Gebruikerstevredenheid
Binnen Benthem Crouwel Architects wordt de nieuwe werkplek als significant prettiger ervaren. Gebruikers hoeven zelf geen updates meer uit te voeren, ervaren geen compliancy issues én zijn ervan verzekerd dat wat er ook gebeurt, ze altijd binnen een enkele uren weer aan het werk zijn met een nieuw device. En dat valt vooral nieuwe medewerkers op, weet Robert te vertellen: ‘het kwam regelmatig voor dat een medewerker in de eerste dagen nog niet over een volledig functionerende werkplek kon beschikken. Dankzij de Secure Modern Workspace van Giant ICT krijgen ze op hun eerste werkdag een laptop die binnen een acceptabele tijd gereed is. Aan de hand van de specifieke rol worden configuraties en instellingen direct gerealiseerd. Je eerste dag beginnen zonder gedoe, daar zijn nieuwe medewerkers zonder uitzondering enorm enthousiast over!’

Daarnaast is de Secure Modern Workspace een schaalbare oplossing: Benthem Crouwel Architects betaalt een vast bedrag per werkplek per maand. Ze kunnen dit altijd op- of afschalen, afhankelijk van de gebruikers die er op dat moment gebruik van maken.
We betalen daardoor nooit te veel. Ook hebben we een duidelijk overzicht van wat we in gebruik hebben, we weten altijd waar we aan toe zijn. Dat geeft rust,’ legt Robert uit.

Secure Modern Workspace: daar kun je op bouwen
‘Het is een win-win situatie waar we altijd naar streven’, legt Ramon Witte uit, ‘de klant ervaart de flexibiliteit en onze servicedesk is erbij gebaat omdat ze steeds minder gebruikersvragen krijgen’. Dit scheelt beide partijen enorm veel tijd. Tijd die op dat moment veel nuttiger kan worden besteed.

Security is voor Benthem Crouwel Architects uiteraard belangrijk: ‘Stel je voor dat documenten en gegevens op straat komen te liggen, dat zou echt een ramp zijn voor ons. Functionaliteiten zoals Multifactor Authenticatie en Managed Endpoint Detection & Response geven ons die extra zekerheid. Deze belangrijke onderdelen binnen de Secure Modern Workspace dragen bij aan een next-generation security.
Een zeer prettige aanvulling is de ‘Remote Wipe’ functie. Zodra een laptop vermist raakt, kan deze eenvoudig op afstand worden gewist. Wel zo veilig!’

Tot slot benoemt Robert nog de prettige samenwerking met Giant ICT: ‘Het beheer doen ze inmiddels al een tijd naar volle tevredenheid. We hebben bewust gekozen voor een partner uit de regio, omdat we het belangrijk vinden dat de servicedeskmedewerkers met enige regelmaat op ons kantoor te vinden zijn. Dat geeft vertrouwen en verlaagt de drempel bij onze medewerkers om iets te vragen. De frequentie van die bezoeken is in de loop der tijd wel omlaag gebracht, omdat veel taken op afstand realiseerbaar zijn. Maar die zichtbaarheid, die vinden we nog wel steeds belangrijk.’

“Het is geen one size fits all. Personalisatie is mogelijk en dat maakt het voor ons een hele goede keuze.”

Vanuit Benthem Crouwel Architects krijgt Giant ICT een enorme waardering over de aanpak van het project. ‘We konden al onze wensen en eisen kenbaar maken en op basis daarvan keuzes maken. Het is geen one size fits all. Personalisatie is mogelijk en dat maakt het voor ons een hele goede keuze!’