Zorgbalans geeft medewerkers en cliënten optimale bewegingsvrijheid met SALTO toegangscontrolesystemen

Zorgbalans wil dat mensen met een zorgbehoefte zo lang mogelijk zelfstandig kunnen leven, thuis of op een woonzorglocaties. Om de veiligheid van cliënten op de locaties te waarborgen en ze toch veel bewegingsvrijheid te bieden, vernieuwde Zorgbalans de toegangscontrolesystemen. In nauwe samenwerking met Zorgbalans ontwierp en installeerde Giant Security, specialist in elektronische beveiliging, sloten en beheersoftware van marktleider SALTO.

De medewerkers van Zorgbalans werken vanuit verschillende locaties in Kennemerland; van een klein thuiszorgkantoor tot woonzorglocaties met honderden bewoners. Frank Boonzaaijer, verantwoordelijk voor vastgoed, FMIS en domotica bij Zorgbalans, legt uit: “We gebruikten verschillende toegangscontrolesystemen. Een deel was verouderd, waardoor er geen updates meer uitkwamen. Op andere locaties, zoals in De Houttuinen in Haarlem, gebruikten we nog traditionele dopsleutels. Gebruik van deze sleutels kost best veel kracht en in sommige gevallen leidde dit zelfs tot RSI-klachten. Zorgmedewerkers moeten namelijk de hele dag verschillende deuren openen om in de kamer van een cliënt te komen.”

Zorg blijven innoveren
Zorgbalans wil bewoners een thuisgevoel bieden en daar horen minimale beperkingen bij volgens Boonzaaijer. “Mensen die om medische redenen niet meer zelfstandig kunnen wonen, laten we toch zoveel mogelijk participeren. Daarom hebben we een eigen winkel en koken onze bewoners gezamenlijk. We blijven op dat vlak innoveren, bijvoorbeeld met een strandkamer waar mensen zich op een tropisch strand wanen, inclusief een warme zon, een zandstrand en bijbehorende geluiden. Verder zorgen we met domotica dat mensen op een prettige en huiselijke manier verzekerd zijn van persoonlijke zorg.”

Gegevens altijd up-to-date
Het toegangscontrolesysteem moet deze visie ondersteunen. In een Programma van Eisen zijn de belangrijkste voorwaarden vastgelegd. Boonzaaijer: “We wilden een centraal systeem voor alle locaties met een heldere rechtenstructuur en eenvoudig beheer. Ook een directe koppeling met ons HR-systeem was een eis. Dan weten we namelijk zeker dat de gebruikersgegevens up-to-date zijn. Een andere eis was gebruiksgemak. Om dat te borgen hebben we verschillende gebruikersgroepen, zoals ICT, vastgoed en zorgmedewerkers bij de selectie betrokken.”

Echte 24/7 service
Aan de hand van deze eisen heeft Zorgbalans een aantal leveranciers uitgenodigd om een voorstel te doen. De keuze viel op Giant Security. “Hun aanbod onderscheidde zich door een goede combinatie van kennis, ervaring en een scherpe prijs. Het was duidelijk dat ze de uitdagingen van de zorgsector kennen en voldoende expertise hebben om de SALTO sloten en software efficiënt uit te rollen over onze twaalf locaties. Extra voordeel was dat ze de belofte van 24/7 service echt kunnen waarmaken omdat ze in onze regio gevestigd zijn. Bovendien snapt Giant Security als beveiligingsbedrijf dat snelle actie bij incidenten noodzakelijk is. We houden bijvoorbeeld een klein magazijn met reserveonderdelen aan, om incidenten snel op te lossen.”

Goede voorbereiding is cruciaal
Voor de gefaseerde uitrol van ruim 1.500 sloten bij Zorgbalans maakte Giant Security een gedegen plan van aanpak. “We hebben inmiddels tien van de twaalf locaties uitgerold en die projecten zijn goed verlopen. De uitrol omvatte meer dan het vervangen en installeren van de sloten. Op veel plekken moest ook de bekabeling vernieuwd worden. De experts van Giant Security hebben ons in het gehele proces bij de hand genomen, geadviseerd en ondersteund. Daarbij is een goede voorbereiding cruciaal. Het is niet de bedoeling dat de dagelijkse zorg verstoord wordt en dat is gelukt.”

Soepele uitrol
Naast de fysieke installatie ondersteunde Giant Security Zorgbalans met het inrichten van het systeem. “De support was compleet. Hun experts hielpen bij het opstellen van de verschillende gebruikersgroepen. Deze variëren van zorgmedewerkers, patiënten en familie tot overkoepelende groepen, zoals artsen, ICT-medewerkers of facilitaire mensen. Bovendien leverde Giant Security de software voorgeprogrammeerd af en hielpen ze bij de uitgifte van sleutels. Dat kunnen we nu zelfstandig. Verder werden er trainingen gegeven om het systeem goed te doorgronden. Omdat we per locatie uitrolden, konden collega’s elkaar ook helpen. Door vooraf goed na te denken over de inrichting, is alles soepel verlopen.”

Altijd overzicht
Het voordeel van een centraal toegangscontrolesysteem is dat het beheer eenvoudig is. Boonzaaijer legt uit. “We kwamen uit een situatie met standalone systemen. Dat is nu voorbij. Als iemand in dienst komt, wordt hij of zij automatisch aan een groep gekoppeld met de juiste toegangsrechten. En als iemand vertrekt wordt de sleutel geblokkeerd. Om het systeem zo schoon mogelijk te houden, willen we geen uitzonderingen.” Voor de huismeesters biedt een volledig elektronisch systeem veel voordelen. “Na een training kon iedereen snel aan de slag met het nieuwe systeem. In de praktijk werkt het systeem goed. Huismeesters programmeren sleutels via de pc. Daarnaast hebben ze altijd overzicht.”

Blijven innoveren
De keuze voor Giant Security en SALTO is voor Zorgbalans ook een keuze voor de toekomst. “SALTO is eenvoudig aan andere systemen te koppelen. Daardoor weten we zeker we dat altijd kunnen blijven uitbreiden en klaar zijn voor nieuwe ontwikkelingen. We gebruiken nu tags en cijfercodes, maar wellicht kunnen we op termijn de sloten via een smartphone gaan openen. Dat is nog efficiënter voor onze medewerkers. Deze ontwikkelingen sluiten goed aan op ons continue streven naar vernieuwing. Enerzijds om te zorgen dat onze cliënten zich bij ons thuis voelen, anderzijds om te garanderen dat zorgmedewerkers zich 100 procent kunnen focussen op het bieden van goede, persoonlijke zorg.”